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公文處理應注意事項
作者 : 文書組

如有當日急需發文者請在下午4:00前送文書組,並記得在公文系統按”送發文”(常有同仁因不熟悉系統而未按”送發文”只將紙本送文書組,如此文書組是無法發文、列印)

 

◎送發文與存查不同,有多位承辦人應發文卻送存查,如文書人員未發現而點收公文,屆時未發文承辦人需自負責任

 

◎如有附件請檢查附件欄位是否註記附件名稱,並請轉換成*odt、*ods、*pdf,勿再使用word、excel檔。(為配合政府推動ODF-CNS15251標準格式實施計畫)

 

◎請承辦人慎選檔號,先確認公文性質及保存年限,再選擇適當的檔號。

 

◎為配合政府規定施行「公文線上簽核」政策,且每月應於國教署「電子公文節能減紙網站」填報當月紙本及線上簽核數:公文線上簽核除密件及發文附件須以實體函送,應採紙本簽核方式外,請各承辦人於簽辦公文時,應儘量採線上簽核方式辦理

 

◎公文一案一卷宗,不要二三案放在同一卷宗,容易造成錯放附件。

 

◎來文需函覆,請以函覆簽辦方式辦理;先存查來文、再繕打新公文(無法在期限內函覆者除外)

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