一、    期望用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見覆」。

二、    准駁性、建議性之公文用語，必須明確肯定。

三、    直接稱謂用語：

（一）  有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。

（二）  對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

（三）  對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

（四）  機關（或首長）對屬員：稱「台端」。

（五）  機關對人民：稱「台端」、「女士」、或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

（六）  行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱「貴機關」或「貴單位」。

四、    間接稱謂用語：

（一）  對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。

（二）  對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。